Sociaal kapitaal en zorg in transitie

Binnen de residentiële ouderenzorg staan kwaliteitsvolle zorgverstrekking en kwaliteitsvol werken onder druk. Woonzorgcentra en haar medewerkers opereren in een continu veranderende context en proberen met de beschikbare middelen hun werking in die mate te transformeren om de kwaliteit van leven, wonen en werken te optimaliseren.

Principes van een Innovatieve Arbeidsorganisatie (IAO), zoals teamgericht werken en een indeling van bewoners in leefgroepen, worden daarom in toenemende mate geïmplementeerd binnen woonzorgcentra. Bij deze ‘zorg in transitie’ gaat het echter niet alleen over hoe de interne werking van een woonzorgcentrum procesmatig te organiseren, maar ook over de sociale relaties onder en tussen bewoners en medewerkers. Kwaliteitsvol leven, wonen én werken kan namelijk enkel gerealiseerd worden als bewoners én medewerkers vertoeven in een sociale omgeving waarin ze zich gewaardeerd en persoonlijk erkend voelen. Daarom dat inzetten op een gevoel van verbondenheid onder en tussen bewoners, familie en medewerkers cruciaal is voor woonzorgcentra die een optimale zorgverstrekking én werkplek willen realiseren.

Met dit praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek verwerft Hogeschool Vives inzicht in hoe de kwaliteit van leven, wonen én werken kan geoptimaliseerd worden binnen woonzorgcentra. Daarbij gaat vooral aandacht naar het aspect ‘zich verbonden voelen met anderen’, zowel tussen als onder bewoners en medewerkers, en welke factoren die verbondenheid versterken of bemoeilijken.

Aangezien verschillende tendensen de nood verhogen om als woonzorgcentrum anders te gaan werken, brengen we eveneens in kaart hoe ver de West-Vlaamse woonzorgcentra staan in het doorvoeren van IAO-gebaseerde organisatietransities. Om dit alles te realiseren, baseert het onderzoek zich in een eerste fase enerzijds op een online enquête voor alle West-Vlaamse woonzorgcentra en anderzijds op methodieken van kwalitatief onderzoek binnen vier casestudies om inzichten in het thema te vergroten. In een tweede fase worden in vier woonzorgcentra via actie-onderzoek medewerkers, bewoners, familie en mantelzorgers betrokken om initiatieven uit te werken die de verbondenheid in het woonzorgcentrum kunnen ondersteunen.     

Uit een eerste fase van dit onderzoek kunnen we concluderen dat meer verbondenheid realiseren in een woonzorgcentrum vraagt om relationeel vakmanschap. Bewoners en personeelsleden vertelden ons dat verbondenheid begint bij een goede zorg op maat. Tegelijkertijd gaat het ook om veel meer. Verbondenheid creëren met bewoners vraagt om een aantal specifieke competenties van personeelsleden die verder gaan dan zorg zoals (1) een authentieke interesse voor de bewoner, zijn/haar levensverhaal, familie,… ,(2) een empathische ingesteldheid met aandacht voor inspraak van bewoners en (3) een engagement vanuit intrinsieke motivatie om zorg te dragen voor ouderen. Het relationeel klimaat is ook gekenmerkt door wederkerigheid waarin de bewoner eveneens mee investeert. Verbondenheid wordt ten slotte door medewerkers en bewoners ook gedefinieerd als een “interpersoonlijke klik”. Naast de relationele competenties van de medewerker en de investering van de bewoner, wordt dit proces dus ook voor een stuk gestuurd door individuele kenmerken.

Deze eerste fase resulteerde in een inspiratiegids met inbegrip van volgende beleidsadviezen:

1. Voorzie voor nieuwe bewoners een korte inloopperiode om te bepalen met welke medewerker een goede klik bestaat en betrek die medewerker maximaal in de zorg voor die bewoner. Creëer een nauw contact tussen die medewerker en de bewoner. Evalueer dit regelmatig.
2. Doe zoveel mogelijk dingen samen met de bewoners en beperk je daarbij niet enkel tot de zorgtaken. Stimuleer hen om hun mening te delen en geef hen inspraak in verschillende aspecten van het wonen en leven (vb. inrichting eigen kamer, inrichting gemeenschappelijke leefruimte, samen koken, samen uitstap organiseren...). Want verbinding is een wederkerig proces. Leer dus ook zien op welke manier niet alleen medewerkers, maar ook bewoners investeren in dit proces.
3. Plan elke dag tijd en ruimte vrij in de planning van de medewerkers om informeel met bewoners om te gaan en zorg ervoor dat daarnaast ook nog steeds plaats is voor eigen pauzemomenten. Spring flexibel om met de beschikbare tijd.
4. Zet maximaal in op een positieve teamsfeer aangezien deze rechtstreeks de kwaliteit van wonen en leven van bewoners beïnvloedt.
5. Zorg dat medewerkers over de juiste vaardigheden (blijven) beschikken om op een goede manier te communiceren en relaties aan te gaan. Dit zowel met bewoners als binnen een team. Bied hiervoor regelmatig vormingen (vb. rond verbindende communicatie), teambesprekingen, intervisies, enz. aan.
6. Toon jezelf als leidinggevende. Wees zichtbaar en aanwezig op de afdeling en neem een coachende rol aan waarbij je de relationele benadering van je teamleden stimuleert door zelf op een goede manier te communiceren.

Onze inspiratiegids en aanbevelingen om verbondenheid binnen woonzorgcentra te versterken kan je onderaan deze pagina downloaden.

In een tweede fase van het project ligt de focus op actie-onderzoek via het aan de slag gaan met bewoners, mantelzorgers, familie en medewerkers vanuit co-creatieve design-thinking methodieken. De doelstelling hiervan was het initiëren en implementeren van bottom-up ontwikkelde acties of veranderingen binnen het woonzorgcentrum die het relationele klimaat versterken. Dit alles vanuit een multi-actor werkgroep waarbij inspraak en eigenaarschap vanwege bewoners, mantelzorgers, familie en personeel centraal staat. Vier woonzorgcentra werkten daarbij als casestudie nauw samen met de onderzoekers:

• WZC Amphora, Wingene
• WZC De Korenbloem, Kortrijk
• WZC Sint-Bernardus, De Panne
• WZC Ter Linden, Veurne 

Als vertrekpunt komen directie en coördinatie van de vier deelnemende woonzorgcentra samen binnen een professioneel lerend netwerk. Zij selecteren gezamenlijk een aanbeveling (cf. projectfase 1) waaraan ze vanuit de werking van een multi-actor werkgroep in hun eigen organisatie verdere innovatieve acties willen koppelen. De vier woonzorgcentra hebben samen ingezet op actie nemen omtrent onze eerdere aanbeveling “Doe zoveel mogelijk dingen samen met de bewoners en beperk je daarbij niet enkel tot de zorgtaken.” Vooraleer hierrond actie te nemen, werd de aanbeveling in het eigen woonzorgcentrum door de werkgroep uitgediept en hertaald naar een scherpgestelde uitdaging.

Een reeks multi-actor workshops – met bewoners, familie, mantelzorgers en medewerkers – werden in elk van de vier woonzorgcentra georganiseerd. Deze dienden uit te monden in gewijzigde handelingen of nieuw-geïmplementeerde praktijken met een positieve invloed op het relationele klimaat in het woonzorgcentrum. In elke workshop werd gestreefd naar een mix van aanwezigen vanuit verschillende rollen in de organisatie. Een aanwezigheid van een 10 tot 15-tal deelnemers per sessie werkte prima. De workshops werden om de vier à vijf weken georganiseerd en elk woonzorgcentrum realiseerde minstens zeven samenkomsten. Verschillende co-creatieve methodieken die democratische inspraak en eigenaarschap bij de workshop-deelnemers stimuleren, werden binnen deze workshops toegepast om gezamenlijk tot een actie te komen die de verbondenheid versterkt. Procesmatig werd de double diamond vanuit design thinking gevolgd. Dit komt erop neer dat binnen elke werkgroep de opeenvolgende stappen ‘ontdekken-inzien-ontwikkelen-realiseren’ werden gevolgd om uiteindelijk tot een gewenste actie te komen. Tussen de workshops door gingen medewerkers van de  woonzorgcentra informatie uitwisselen in het professioneel lerend netwerk om elkaar met inspirerende ideeën en handelingen aan te steken. Dit alles onder begeleiding van Vives workshop-facilitatoren.

De co-creatieve multi-actor workshops resulteerden in onderstaande realisaties. Voor elke case kan je onderaan deze pagina een fiche downloaden die het doorlopen proces, inclusief enkele toegepaste co-creatieve tools, beschrijft. Laat je inspireren en ga er gerust zelf mee aan de slag!

WZC Amphora:

• Scherpgestelde uitdaging: “Breng bewoners met dezelfde interesses met elkaar in contact.”
• Actie: installeren van moodboards op twee afdelingen waarbij bewoners, familie en personeel kunnen aangeven welke interesse er bestaat onder bewoners in kleine zinvolle dagbestedingsactiviteiten (bv. gezelschapsspellen, planten wateren, hulp bij maaltijdbereiding, …).
• Evaluatie: inzetten op de interesses van bewoners via moodboards sluit nauw aan bij de visie van het WZC, het sensibiliseert zorgmedewerkers om aandacht te hebben voor zinvolle dagbesteding en het ontlast ergotherapeuten. Alle bewoners en niet enkel de meest mondige kunnen beter hun interesses kenbaar maken en familie en mantelzorgers zijn beter op de hoogte van wat organisatorisch allemaal mogelijk is op vlak van dagbesteding en activiteitendeelname. Het wordt ook beschouwd als een hulpmiddel om de weekplanning en maandkalender op een meer zinvolle manier op te maken. Moodboards kunnen een positief relationeel klimaat binnen een WZC bijgevolg ondersteunen.

WZC De Korenbloem:

• Scherpgestelde uitdaging: “We willen familie sterker betrekken bij het WZC door onze aanpak en organisatie van activiteiten te veranderen en daarbij in te zetten op (h)erkenning van elkaar ongeacht de rol of afdelingc.”
• Actie: installeren van een organisatiebreed beleidsorgaan, het Woon-Leef Parlement, waarbij bewoners én familie effectief inspraak en eigenaarschap ervaren. Dit beleidsorgaan komt er ter aanvulling op de gebruikers- en familieraden op afdelingsniveau en wordt twee jaarlijks bijeengeroepen.
• Evaluatie: het Woon-Leef Parlement legt de grondslag voor overkoepelende zaken in het WZC en het zet zaken binnen de organisatie, zoals het activiteitenaanbod of communicatie, in beweging. Het zorgt voor meer openheid onder aanwezige bewoners en familie. Deze laatsten duurzaam betrekken blijft weliswaar een uitdaging. De inspraak van familie en bewoners is verder een meerwaarde omdat ze bestaande blinde vlekken bij de organisatie wegwerkt. Een overkoepelend beleidsorgaan met inspraak en eigenaarschap van bewoners en familie werkt dus ook versterkend voor de mate van verbondenheid.  

WZC Sint-Bernardus:

• Scherpgestelde uitdaging: “Inzicht in levensverhaal en innerlijke leefwereld van bewoners optimaliseren en het levensverhaal als tool inzetten om verbondenheid met bewoners, medewerkers en familie te versterken.”
• Actie: Gebruik maken van het levensverhaal van een bewoner moet de persoonlijke aandacht voor de bewoner onder medewerkers verdiepen. Tegelijk wordt het levensverhaal ook als een tool ingezet om bewoners beter in hun autonomie te ondersteunen en de opportuniteiten voor inspraak en participatie beter te kunnen benutten. Door babbelmomenten en (groeps)activiteiten over en met het levensverhaal in te lassen, leren medewerkers bewoners sterker kennen als uniek persoon. Familie wordt nauw betrokken in het vormgeven van het levensverhaal (foto’s verzamelen, meedenken over activiteiten …).
• Evaluatie: de levensverhalen komen consequent aan bod tijdens overdracht-momenten door medewerkers. Zij ervaren het werken met foto’s en het bespreken van levensverhalen als een verbindende factor met bewoners. Bewoners bloeien zelf ook meer open door hun verleden aan te halen en het contact met familie is toegenomen. 

WZC Ter Linden:

• Scherpgestelde uitdaging: “Herdefinieer de volledige dagindeling zodat er meer ruimte is voor verbondenheid.”
• Actie: Installatie van een afdelingsoverstijgende werkgroep van medewerkers die actie onderneemt rond een positieve teamgeest via maximale openheid in communicatie.
• Evaluatie: de aanpak van teamoverleggen is geoptimaliseerd en er is een sterker gevoel van collegialiteit over de teams heen. Er is bijkomende nood aan vorming rond verbindend communiceren en feedback voor medewerkers zodat er voldoende draagkracht ontstaat om toekomstige veranderingen of projecten in de organisatie te realiseren.

We kunnen besluiten dat het duurzaam werken aan een positieve teamsfeer, het gebruik van levensverhalen in de zorgcontext, het creëren van beleidsinspraak voor familie en bewoners in de organisatie en het hanteren van moodboards om een meer zinvolle dagbesteding van bewoners te realiseren allen bijdragen tot een versterkt relationeel klimaat binnen de woonzorgcentra. Het zijn dus acties of wijzigingen in aanpak die de verbondenheid in het woonzorgcentrum ondersteunen.

Wat verder opvalt, is dat naast deze acties vooral het doorlopen proces van en de eigenlijke deelname aan een co-creatieve multi-actor werkgroep op zich ervaren wordt als relationeel versterkend binnen een woonzorgcentrum. Het samenbrengen van meerdere personen in verschillende rollen en hen een gelijkwaardige stem geven in het exploreren van relevante thema’s of problematieken, wordt op zich als participatief en verbindend ervaren door de deelnemers. Het proces bouwt weliswaar traag en abstract op, het zet zaken in beweging en leidt tot concrete acties tot buiten de werkgroep, ondanks het feit dat het een uitdaging is om de belangen van alle partijen te matchen met sommige individuele verwachtingen van bepaalde deelnemers. Een multi-actor werkgroep installeren in een woonzorgcentrum ondersteunt dus het reflecteren en het opnemen van verantwoordelijkheden door medewerkers, het leidt tot nieuwe ideeën en gedeelde doelstellingen en het wordt gezien als een manier om de betrokkenheid van familie en bewoners te versterken. Daarom dat naast de gerealiseerde acties, ook het doorlopen co-creatieve proces op zich als verbindend wordt ervaren binnen de deelnemende woonzorgcentra.

Meer informatie en duiding over de doorlopen processen in de vier werkgroepen en de gerealiseerde veranderingen vind je in de documenten hieronder. Veel inspiratie en co-creatie toegewenst in het realiseren van een verbindend relationeel klimaat binnen de residentiële ouderenzorg!